Une entreprise, quelle que soit sa forme juridique, doit répondre à certaines obligations comptables. Elle doit constituer certains documents comptables, comme le livre journal avec les opérations présentées dans l’ordre chronologique, le grand livre comptable qui rassemble l’ensemble des comptes. Pour cela, le logiciel de comptabilité de l’entreprise doit être conforme à la réglementation. On fait le point.
Quelles sont les obligations prévues par la loi pour un logiciel de comptabilité d’entreprise ?
Tous les entrepreneurs doivent pouvoir présenter en cas de contrôle de l’administration fiscale, une comptabilité tenue et à jour. Peu importe le régime fiscal. La volonté du gouvernement est de lutter contre la fraude à la TVA. Pour cela, le logiciel de comptabilité ou de caisse de l’entreprise doit être en conformité. Quatre exigences ont été imposées (article 286 I 3°bis du Code général des impôts).
La condition d’inaltérabilité des données comptables de l’entreprise
Les logiciels doivent conserver les données comptables sans qu’elles puissent être altérées. Les écritures en particulier sur des opérations d’encaissement doivent clairement apparaître dans le logiciel.
La sécurisation des données comptables
Toutes les informations et les documents justifiant d’une écriture comptable doivent être conservés. La restitution des données dans le système, dans leur état d’origine doit être possible avec le logiciel de comptabilité.
La conservation des données comptables de l’entreprise
Le logiciel comptable doit pouvoir enregistrer et clôturer les données sur une période définie.
L’archivage de toutes les données comptables de l’entreprise
Les logiciels comptables doivent permettre d’archiver les documents et leur donner une date certaine. L’entreprise et l’administration doivent pouvoir y avoir accès facilement.
L’obligation de certification du logiciel de comptabilité de l’entreprise
Les entrepreneurs et les professionnels qui utilisent un logiciel de comptabilité ou de caisse en ligne doivent être en mesure de présenter la certification de leur système. L’éditeur du logiciel de comptabilité ou de caisse certifie qu’il respecte bien les différentes obligations de l’administration fiscale.
C’est l’éditeur du logiciel en ligne qui produit l’attestation de certification. Elle est ensuite adressée à l’entreprise. Elle doit faire apparaître le nom et la référence précise du logiciel, sa date d’acquisition. La certification doit également spécifier que le logiciel est en conformité avec les exigences de sécurisation, de conservation et d’archivage.
Logiciel de comptabilité ou logiciel de caisse : lequel est obligatoire ?
L’application de la loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 destinée à lutter contre la fraude des entreprises à la TVA a semé le trouble sur l’obligation de l’utilisation de tels logiciels. Les professionnels assujettis à la TVA doivent-ils acquérir ces systèmes ? On fait le point.
Quelle est la différence entre un logiciel de comptabilité et un logiciel de caisse ?
Un logiciel de comptabilité est une solution informatique permettant d’automatiser certaines tâches comptables et de tenir la comptabilité de l’entreprise. Selon les fonctionnalités, il est possible d’adresser par ce logiciel des factures aux clients, générer la déclaration de TVA.
Un logiciel de caisse doit permettre d’enregistrer les règlements associés aux ventes et aux prestations de services du professionnel et de les garder en mémoire. Il concerne les professionnels qui entrent eux-mêmes leur encaissement et qui sont dispensés de fournir une facturation.
Les objectifs de la loi
La loi et l’article 286 I 3° bis du Code des impôts impose l’utilisation d’un logiciel de caisse pour les professionnels qui enregistrent leurs règlements par une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse. Les logiciels de comptabilité ne sont pas concernés par cette obligation légale. En cas de contrôle de l’administration fiscale, le professionnel doit être en mesure de présenter tous les documents et justifier des écritures.
Le logiciel de comptabilité : pas obligatoire, mais conseillé
C’est le logiciel de caisse qui est obligatoire pour les entreprises exonérées de facturations qui réalisent l’encaissement des règlements eux-mêmes et qui sont assujetties à la TVA. Le logiciel de comptabilité n’est donc pas obligatoire. Il est tout de même fortement conseillé. Ces solutions vous permettent de réduire le coût de votre expert-comptable si vous continuez de faire appel à lui. C’est un véritable gain de temps dans la gestion comptable de votre entreprise.
La réglementation d’un logiciel de comptabilité pour une entreprise est très précise. Le logiciel de comptabilité ou de caisse doit répondre à certaines exigences d’inaltérabilité, de conservation, de sécurisation et d’archivages des éléments comptables. Le logiciel de caisse est obligatoire pour certains entrepreneurs, mais pas le logiciel de comptabilité. La nouvelle loi de finances ne prévoit pas de modifications à ce sujet. Le système est tout de même fortement recommandé, quel que soit le régime fiscal, surtout en cas de contrôle avec l’administration.
