Gérer son entreprise, c’est gérer sa comptabilité. C’est essentiel pour la santé financière et la pérennité de votre business. Peu importe sa taille : TPE, PME. Pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez déléguer votre compta à un expert-comptable. Vous pouvez également utiliser un logiciel. Comment choisir le meilleur logiciel de comptabilité pour votre entreprise ? Voici nos conseils.
Logiciel de comptabilité : qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel de comptabilité est un outil informatique qui vous permet d’automatiser votre saisie comptable et de tenir la comptabilité de votre entreprise. La gestion comptable doit se conformer aux différentes obligations. Un logiciel de comptabilité vous aide à les respecter, mais il s’avère être un outil très utile pour la gestion de votre entreprise. Le logiciel n’est pas obligatoire, mais il est conseillé pour les entrepreneurs qui tiennent leur compta sur un tableau Excel.
Quel logiciel de comptabilité pour les obligations comptables d’une entreprise ?
Vous devez connaître ces obligations pour la gestion de votre entreprise. Certaines solutions comptables étrangères peuvent ne pas être adaptées. Vous devez savoir si les fonctionnalités du logiciel sont conformes au droit français.
La tenue des documents comptables
En cas de contrôle, vous devez présenter un certain nombre de documents. Il s’agit du journal comptable de l’entreprise, du grand livre comptable. Ces documents répertorient les dépenses et les ventes de l’entreprise. Vous devez conserver les pièces justificatives prouvant ces informations comptables. Ce sont par exemple, les factures d’achat, les justificatifs de vente, etc.
Vous devez déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise, une fois par an. Le logiciel doit vous permettre de réaliser votre bilan comptable. Sinon, vous devez confier cette tâche à un expert-comptable.
Les obligations comptables changent-elles en fonction du régime d’imposition des entreprises ?
Des obligations comptables peuvent changer suivant le régime d’imposition de l’entreprise (bénéfices industriels et commerciaux, impôt sur les sociétés ou régime normal d’imposition). Elles sont cependant unifiées. Une entreprise individuelle a les mêmes obligations comptables qu’une entreprise commerciale. Votre logiciel de comptabilité doit pouvoir s’adapter.
Quels sont les différents types de logiciels de comptabilité ?
Chaque solution comptable a des caractéristiques différentes qui seront plus ou moins adaptées selon les clients.
Le logiciel de précomptabilité
Ce type de logiciel comptable est une solution pour une comptabilité de base. Il vous aide à suivre les dépenses, gérer les factures. Il est particulièrement adapté pour les TPE. En revanche, le logiciel ne permet pas d’avoir les documents comptables obligatoires.
Les logiciels de comptabilité plus complets
Ce type de logiciel permet de faire la comptabilité de base de l’entreprise, de réaliser le bilan comptable de fin d’année. D’autres fonctionnalités peuvent être associées comme la déclaration de TVA.
Le logiciel comptable «on-premise»
C’est une solution comptable qui est intégrée au système informatique de votre entreprise. Les entrepreneurs ne peuvent pas le consulter 24 h sur 24 h.
Le logiciel comptable en ligne ou Saas
L’éditeur du logiciel gère le stockage des données comptables de votre entreprise dans ses serveurs ou un cloud. La mise à jour de la version se fait automatiquement sans l’intervention des utilisateurs. Cette solution évite souvent des frais d’infrastructures aux entreprises.
Quels sont les critères de choix d’un logiciel pour la gestion de la comptabilité d’une entreprise ?
Les solutions de logiciels comptables existantes doivent être adaptées pour les entreprises. Ils doivent certes respecter les obligations comptables du droit français, mais avoir une interface agréable et facile d’utilisation.
Le choix des logiciels en fonction de la taille de l’entreprise
La version en Saas ou en ligne est particulièrement adaptée pour les grandes entreprises. Les logiciels on-premise concernent plus les PME et les TPE.
Vous devez prendre en compte le nombre d’utilisateurs qui seront amenés à se servir du logiciel comptable. Le prix du logiciel peut être plus important en fonction de ce nombre d’utilisateurs.
Le choix du logiciel de comptabilité en fonction du secteur d’activité
Certains logiciels de comptabilités proposent des fonctionnalités qui sont adaptées pour un secteur d’entreprise ou une activité. Vous pourrez choisir le meilleur outil présent sur le marché, s’il n’est pas utile à votre business, vous n’en tirerez aucun bénéfice.
Les fonctionnalités incluses dans le logiciel de comptabilité : un autre critère de choix
Les logiciels comptables peuvent proposer un service supplémentaire en plus de la simple gestion de la comptabilité et des documents comptables. La facturation peut se faire directement par le logiciel, la gestion des salaires, etc.
Pensez à vérifier la protection de vos données comptables
Vous devez vous assurer que le logiciel respecte la réglementation sur la conservation et l’inaltérabilité des données comptables. La protection des données sera moins importante pour un logiciel en ligne que pour les logiciels on premise.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour votre entreprise ?
Les clients de ces logiciels comptables mettent en avant le gain de temps. L’automatisation de la saisie comptable, des documents justificatifs, la gestion de la TVA et des factures laisse le temps pour d’autres tâches nécessaires à la gestion des entreprises.
La centralisation des données permet une meilleure collaboration. La consultation des documents comptables est facilitée pour les utilisateurs et l’expert-comptable.
Enfin, les erreurs sont moins importantes. Les données comptables ne sont pas perdues et le risque de doublons est diminué. Vous pouvez piloter votre activité, vérifier votre trésorerie, en toute simplicité grâce à une interface qui inclut souvent des indicateurs de performances et un tableau de bord.
Le meilleur logiciel de comptabilité pour votre entreprise dépend de plusieurs éléments : la taille des entreprises (PME, TPE, etc.), l’activité. Vous pouvez choisir les meilleurs logiciels de comptabilité parmi l’offre du marché, si ces outils ne sont pas adaptés, vous n’en aurez pas les avantages. N’hésitez pas à comparer et à demander des devis pour connaître les prix.
