Un tableur est un logiciel destiné à la manipulation des données numériques. Ces informations sont regroupées dans un tableau, organisé sous forme de lignes et de colonnes. Le tableur utilise de nombreuses fonctions (formules, tri, tableau croisé dynamique, etc.) pour traiter les données. La majorité des tableurs (Excel de Microsoft, l’une des références en matière de tableur, Calc pour Open Office, etc.) fonctionnent de la même façon. Voici quelques éléments de base pour une bonne utilisation d’un tableur.
Présentation d’un tableur : premiers pas dans l’utilisation
Pour appréhender l’utilisation d’un tableur, commençons par une présentation rapide du logiciel.
La feuille de calcul d’un tableur comme Excel
Sur Excel, le tableur de Microsoft, comme sur tout autre tableur, l’interface se présente de la même façon.
- Le classeur se compose de plusieurs feuilles de calcul.
- Une feuille de calcul dispose de plusieurs cellules dans lesquels vous pouvez entrer de contenu numérique ou du texte.
- Les cellules sont réparties dans des lignes (définies par des chiffres) et des colonnes (définie par une lettre). Pour identifier une cellule, rien de plus simple. Il suffit de vous référer à sa colonne et à sa ligne. Exemple : B12.
Fonctions disponibles dans le ruban du tableur
Un tableau possède un ruban situé en haut de la page. Il vous permet d’accéder aux nombreuses fonctionnalités du tableur. Vous pouvez par exemple :
- réaliser la mise en page d’un tableau (police, couleurs, bordures, etc.) :
- intégrer un graphique ;
- entrer des formules mathématiques ;
- traiter les données, etc.
En fonction de votre niveau et de la pratique que vous faites d’un tableur, vous utilisez des fonctionnalités plus avancées du logiciel.
Comment saisir des informations dans une feuille de calcul ?
Pour entrer des données dans un tableau, il suffit de sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez ajouter du contenu.Vous pouvez saisir différentes informations.
- Du texte : la date du jour, le nom d’une personne, d’une région, les produits de votre stock, etc.
- Des données chiffrées : des chiffres, des nombres, des pourcentages, etc.
Une fois votre cellule remplie, vous pouvez passer à une autre en appuyant sur la touche “entrée” de votre clavier ou en cliquant sur n’importe quelle cellule de votre choix avec la souris.
Comment utiliser une formule dans une cellule ?
Le tableur effectue différents calculs mathématiques en utilisant les valeurs saisies dans un tableau.
La formule la plus simple utilise le signe égal (=). Il suffit de sélectionner les cellules que vous souhaitez traiter pour obtenir un résultat. Voici deux exemples de formules simples les plus utilisées pour une utilisation basique du tableur.
La formule pour obtenir une somme de valeurs d’une colonne
Vous souhaitez calculer la somme des valeurs saisies dans une colonne.
- Cliquez sur le bouton fonction (Fx) située sur la barre de formule du tableur.
- Une fenêtre apparaît, cliquez sur “SOMME”.
- Ensuite, vous devez sélectionner la plage des valeurs dont vous souhaitez le résultat. Exemple : B2:B27.
- Une fois cette plage sélectionnée, le tableur vous donne le résultat attendu.
Calcul d’une moyenne de plusieurs valeurs
Vous souhaitez obtenir une moyenne, notamment pour vos élèves de collège.
- Saisissez les notes de vos élèves sur une ligne.
- Rendez-vous dans la barre des formules et cliquez sur le bouton (Fx).
- Cliquez ensuite sur “MOYENNE”.
- Saisissez la plage des données que vous souhaitez calculer. Vous obtenez la moyenne de votre élève.
Ces deux formules sont les plus simples du tableur. D’autres formules plus complexes sont réalisables avec un tableur. Leur utilisation dépend de votre utilisation du logiciel.
Prendre des cours ou suivre une formation dédiée à l’utilisation d’un tableur
Excel, ainsi que la plupart des tableurs, propose une grande palette de fonctionnalités, de la plus simple à la plus avancée. Les premières notions s’acquièrent en classe au cours de la scolarité. Pour une pratique plus poussée d’un tableur (comme l’utilisation du tableau croisé dynamique, l’analyse des données, les statistiques ou encore la création de graphiques), nous vous conseillons de suivre une formation.
Le maniement des valeurs et des données demande de la précision. Une plage de valeurs mal sélectionnée peut vous donner de mauvais résultats. Aussi, pour une utilisation sûre et efficace du tableur, nous vous conseillons de parfaire votre pratique sur les fonctions dont vous avez le plus besoin dans votre activité.
Pour aller plus loin dans l’utilisation d’un tableur : fonctionnalités avancées
Un tableur comme Excel peut s’utiliser pour n’importe quelle activité. De la comptabilité d’une entreprise aux fonctions mathématiques complexes pour les études scientifiques, un tableur se montre multitâche.Le tableur est sans doute l’un des logiciels les plus utilisés au monde. Il peut servir notamment pour :
- du stockage de données ;
- la résolution de problèmes du quotidien (calcul de moyenne, suivi de budget, etc.) ;
- des bilans d’activités ;
- des analyses ;
- des simulations, etc.
Autant de possibilités qui demandent l’utilisation d’une ou plusieurs fonctionnalités du tableur.
Si Excel est la référence en matière de tableur, Calc propose les mêmes fonctionnalités et a l’avantage d’être gratuit. Attention, le spreadsheet de Google est un tableur gratuit qui n’offre pas le même niveau de fonctions. Son utilisation reste simple et accessible et permet d’accéder à des feuilles de calcul, des cellules et des formules faciles à mettre en place.
