Vous avez besoin de rédiger un document en version numérique, de maîtriser Microsoft Word dans le cadre du travail ou vous souhaitez améliorer votre utilisation d’un logiciel de traitement de texte ? Prenez connaissance de toutes nos astuces pour mieux exploiter ce type d’outil informatique consacré à la prise de notes et leur mise en page.
Quelles sont les fonctionnalités des logiciels de traitement de texte ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet des techniques d’utilisation d’un logiciel de traitement de texte, découvrez les fonctionnalités principales de cet outil informatique permettant la rédaction et la mise en page de textes. Peu importe l’interface du logiciel utilisé et votre système d’exploitation (Windows, Mac ou Linux), la fonction de ces logiciels variés reste la même qu’on utilise Word (Microsoft Office), Writer (OpenOffice) ou encore la version en ligne de Google Docs.
Permettre à l’utilisateur de rédiger le contenu d’un texte et de le corriger
Comme pour les éditeurs de textes, l’utilisation d’un logiciel de traitement de texte offre la possibilité d’écrire du contenu en version numérique et de le corriger. Très largement utilisés au travail, à domicile et même pendant les cours scolaires, ces logiciels s’avèrent utiles pour prendre des notes et rédiger tous types de documents, tels que des courriers, des factures, des dossiers de présentation ou des rapports. Les différents outils de traitement de texte facilitent ainsi la saisie des données et leur mise en page grâce à leur interface et leurs fonctionnalités plus développées que celles des éditeurs de textes.
Mettre en forme les pages et la présentation d’un document texte
La spécificité des logiciels de traitement de texte (Microsoft Word, Writer) par rapport aux éditeurs de textes (outil Bloc-notes sous Windows et Notes sous Mac) réside dans les possibilités de mise en page des éléments, plus avancées pour les premiers et quasiment inexistantes pour les seconds. Lors de l’utilisation d’un logiciel de traitement de texte, vous pouvez aisément télécharger des images et les ajouter au document, modifier les marges et les alignements, faire une liste à puces, décider du style de chaque élément, dont les caractères, et même créer un tableau avec l’outil sans passer par un tableur spécifique.
Archiver, télécharger et imprimer les pages du fichier texte
Accessible depuis le menu “fichier” sur l’interface des logiciels de traitement de texte, la fonction de sauvegarde donne la possibilité d’archiver les différents documents sous forme de fichiers afin de pouvoir y revenir ultérieurement. Des solutions comme Google Docs ou Microsoft Word permettent à l’utilisateur de sauvegarder ses données en ligne dans le Cloud lié au logiciel et de les télécharger ensuite sur le bureau Windows ou Mac. Faites attention au format des fichiers, surtout si un utilisateur destinataire doit télécharger puis ouvrir le document. L’outil d’impression, quant à lui, demeure accessible via le même menu.
Comment réussir la saisie de vos documents avec l’utilisation d’un logiciel de traitement de texte ?
Maintenant que vous connaissez la fonction principale des logiciels de traitement de texte, apprenez à tirer profit de leurs fonctionnalités majeures au travers de ce cours accéléré d’informatique. On y évoque le style des caractères, la mise en forme des paragraphes, la structure du texte et l’ajout d’éléments de présentation.
Changez la mise en forme et les styles de caractères du texte
Lors de votre utilisation d’un logiciel de traitement de texte, vous avez des éléments du menu principal qui ont la fonction de modifier la taille du texte et le style des polices de caractères (nom de la police, gras, italique, indice, couleur, etc.). Après la saisie du contenu sur la page du document Microsoft Word ou Writer, n’hésitez pas à tester ces différents outils en sélectionnant préalablement chaque élément à modifier. Selon l’interface, le clic droit permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires.
Comprenez l’importance du paragraphe et la différence avec le saut de ligne
Pour optimiser la présentation de ses textes, l’utilisateur du logiciel de traitement de texte doit comprendre la différence entre le saut de ligne et les paragraphes. Lorsque vous passez à la ligne en appuyant sur la touche “Entrée”, vous commencez alors un nouveau paragraphe distinct. Tandis que si vous appuyez simultanément sur la touche “Shift” puis la touche “Entrée”, vous faites un saut de ligne qui fait toujours partie du paragraphe en cours. Ainsi, en appliquant une mise en page depuis le menu principal, telle qu’un alignement, un style ou une liste à puces, celle-ci concerne chaque paragraphe sélectionné.
Maîtrisez la structure du document en personnalisant les styles des titres et paragraphes
La structure de votre document se révèle très importante pour la mise en page vos notes et vos idées. Les outils de traitement de texte offrent la possibilité d’appliquer des styles particuliers aux titres et paragraphes. Pour ce faire, sélectionnez le paragraphe concerné et le style approprié depuis le menu principal du logiciel. Lorsque vous personnalisez les caractères et la présentation de chaque style, les modifications s’appliquent immédiatement à chaque élément du fichier qui possède cette mise en forme.
Améliorez la présentation de vos textes en insérant des éléments multimédias sur la page
Lors de votre utilisation d’un logiciel de traitement de texte, il est possible d’ajouter des formes, des images et même des sons ou des vidéos pour améliorer la présentation de votre document. Créez également un tableau sur vos pages sans passer par un logiciel tableur. Ces fonctionnalités se montrent accessibles depuis le menu “Insertion” de l’interface de Word ou tout autre logiciel similaire.
